Thunderbird – die ernstzunehmende Outlook Alternative

Outlook ist die wohl am weitesten verbreitete Software zur Verwaltung von Terminen. Vor allem aus Unternehmen ist Outlook nicht weg zu denken. Aber auch viele Privatleute nutzen Outlook für die Terminorganisation, da es als Teil des Office Pakets auf vielen Rechner bereits installiert ist.

Für all diejenigen, die kein Outlook haben und die das Office Paket auch nicht erwerben wollen, ist Thunderbird von Mozilla eine sehr gute Alternative. Da Thunderbird den meisten Nutzern wohl nur als E-Mail-Client bekannt ist, ist dies für uns Grund genug, Thunderbirds Terminverwaltungsfähigkeiten einmal etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.

Terminverwaltung in Thunderbird

Thunderbird genießt eine hohe Bekanntheit als zuverlässiges E-Mail-Programm. Die weiteren Funktionen von Thunderbird und insbesondere die Terminverwaltungsfunktion hingegen führen eher ein Schattendasein. Dabei ist die Möglichkeit, in Thunderbird Termine zu verwalten, gar nicht neu. Schon seit 2007 lässt sich Thunderbird über das Add-on Lightning zu einem vielseitigen Terminverwaltungsprogramm „aufrüsten“. Mit der Version 38 von Thunderbird hat es die Mozilla-Entwicklergemeinde den Nutzern noch etwas einfacher gemacht. Mit diesem Update wurde Lightning in Thunderbird integriert. Ein Download über den Add-on Manager ist somit gar nicht mehr notwendig.

Aus unserer Sicht ist Lightning mittlerweile derart ausgereift, dass Thunderbird mit ihm nahezu alle Funktionen bietet, die man im Tagesgeschäft in Outlook benutzt. Die Macher haben dankenswerterweise auch darauf geachtet, dass Thunderbird problemlos mit Outlook kommunizieren kann. Andererseits waren sie wohl nicht ganz uneigennützig, denn auf diese Art und Weise haben sie die Wechselhürden vom proprietären, kostenpflichtigen Outlook zum kostenlosen Thunderbird denkbar niedrig abgesenkt. Für uns macht das Thunderbird zum heißen Anwärter als Outlook Killer!

Termine anlegen

Die Möglichkeit, in einem Terminverwaltungsprogramm Termine anlegen und verwalten zu können, ist nicht weiter erwähnenswert. Weniger selbstverständlich hingegen ist die Möglichkeit, gleich mehrere Kalender in einem Programm problemlos nebeneinander organisieren zu können. Und Thunderbird geht sogar noch einen Schritt weiter. Die multiplen Kalender, die Thunderbird unterstützt, können lokale Kalender, d.h. solche, die nur auf dem Gerät vorhanden sind, auf dem die Thunderbird Instanz läuft, oder Netzwerkkalender sein (siehe Abbildung unten).

Einen neuen Kalender legt man ganz einfach durch einen Rechtsklick auf die Liste der Kalender an. Wählen Sie dort ‘Neuer Kalender’. Nun bleibt nur noch die Auswahl eines lokalen oder eines Netzwerkkalenders. Wählen Sie entsprechend Ihres Wunsches entweder auf „Auf meinem Computer“ oder „Im Netzwerk“. Zur Erstellung eines lokalen Kalenders sind der Namen des Kalenders, die Markierungsfarbe und die zugeordnete E-Mail-Adresse notwendig. Mit einem abschließenden Klick auf ‘Weiter’ und ‘Fertigstellen’ ist der neue Kalender auch schon angelegt. Die Verknüpfung mit einem Netzwerkkalender ist nicht ganz so einfach. Außerdem ist dazu ein Kalenderserver notwendig. Thunderbird macht aber auch diesen Schritt denkbar einfach. Dazu später.

Einen neuen Termin legt man durch Klick auf das Feld ‘Termin’ in der Menüleiste an. Die Eingabemöglichkeiten für den Termin sind selbsterklärend. In dem Dropdown-Feld ‘Kalender’ lässt sich der neue Termin dem einen oder dem anderen Kalender zuordnen. Der angelegte Termin wird im Kalender mit der zuvor ausgewählten Farbe markiert.

Einladungen versenden

Unzweifelhaft, die Möglichkeit, eigene Termine in unterschiedlichen Kalender zu verwalten, ist praktisch. Richtig interessant wird die Terminverwaltung in Thunderbird jedoch erst dadurch, dass man andere Personen per E-Mail zu einem Termin einladen kann und sich dieser Termin gemeinsam verwalten lässt. Und diese Funktion läuft nicht nur zwischen zwei oder mehreren Thunderbird-Usern, sondern auch zwischen einem Thunderbird-Absender und einem Outlook-Empfänger bzw. anders herum. Es ist besondere diese Funktionalität, die Thunderbird zur ernstzunehmenden Outlook Alternative macht!

Eine Termineinladung – neudeutsch auch häufig meeting request genannt – zu verschicken, ist ganz einfach. Dazu erstellt man zunächst einen neuen Termin und klickt dann auf das Menüleistenfeld ‘Teilnehmer einladen’. In dem sich öffnenden Fenster fügt man dann den Empfänger des Termins hinzu, indem man seine E-Mail Adresse eingibt. Alternativ kann man natürlich auch das in Thunderbird integrierte Adressbuch nutzen. (Gerade wenn man mehrere Personen bei einem Termin als Empfänger hinzufügen will, kann das der schnellste Weg sein.) Die Einladung wird verschickt durch Klick auf ‘OK’ und anschließend auf ‘Speichern und schließen’. Die folgende Abfrage, ob man wirklich die Einladung verschicken will, bietet die letzte Möglichkeit, die Termindaten nochmals zu überprüfen, bevor man sie auf den Weg gibt.

Der Empfänger des Termins erhält eine E-Mail mit der angehängten Einladung als ICS-Datei. Der Termin kann entweder angenommen oder abgelehnt werden. Durch die Versendung einer Benachrichtigung setzt man den Absender über die eigene Verfügbarkeit oder eben nicht-Verfügbarkeit in Kenntnis.

Nachträglich kann der Termin natürlich durch die Teilnehmer bearbeitet werden. Jede Bearbeitung, wie z.B. die Änderung des Sitzungsbeginns, wird den übrigen Teilnehmern per E-Mail zugeschickt. Auch hier kann die Änderung wieder akzeptiert oder abgelehnt werden. Zu beachten ist jedoch, dass gerade bei vielen Teilnehmern Vorsicht und eine gewisse Disziplin gefordert ist. Wenn mehrere Leute gleichzeitig an einem Termin herumdoktoren, dann wird es schnell unübersichtlich. In diesem dem Prinzip inhärenten Problem schenken sich Outlook und Thunderbird als Herausforderer jedoch nichts.

Im folgenden Video stellen wir da, wie einfach der Austausch und Abstimmung von Terminen zwischen den beiden “Personal Information Managern” funktioniert.

Termine synchronisieren

Die oben angesprochenen Netzwerkkalender sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie Ihren Kalender auf unterschiedlichen Geräten synchronisieren wollen. Mit Thunderbird ist das denkbar einfach. Thunderbird unterstützt WCAP- und CalDAV-Server genauso wie die iCalendar-Dateien von (etwas angestaubten) WebDAV-Servern. Es ist diese breite Unterstützung unterschiedlicher Kalender-Protokolle, die Thunderbird im Vergleich zu Outlook deutlich flexibler macht.

Beim Aufbau Ihres eigenen Kalenderservers unterstützen wir von ionas – Ihr Online Assistent Sie gerne. Auf allen unseren ionas-Servern läuft ein leistungsfähiger CalDAV-Server von Hause aus. Damit wird die Synchronisation von Terminen zum Kinderspiel – auch über Plattformgrenzen hinweg (d.h. von Windows zu MacOS/iOS und zurück).

Ein weiterer Bonus von Netzwerkkalendern ist die Integration von Drittanbieter-Kalender in Ihre Terminverwaltung. Das kann unglaublich praktisch sein, um zum Beispiel auf extern vorgegebene Termine schnell und problemlos Zugriff zu bekommen. Das Paradebeispiel für einen Anwendungsfall ist Mozillas Schulferienkalender. Dieser Netzwerkkalender zeigt Ihnen die Schulferien in dem gewählten Bundesland an. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie jedes Mal manuell die Schulferien im Internet heraussuchen mussten. Und ja, zur Koordination von Bundeslandgrenzen-überschreitenden Unternehmungen lassen sich natürlich auch die Ferienkalender mehrerer Bundesländer abonnieren.

Damit noch nicht genug: Wenn Sie Ihren Google Kalender mit Thunderbird verwenden wollen, dann ist auch dies problemlos möglich. Alles, was Sie dazu benötigen, ist die Kalenderadresse Ihres Google Kalenders. Diese finden Sie in den Kalendereigenschaften, nachdem Sie sich in Ihr Google Konto eingeloggt haben. Danach läuft die Integration ganz bequem so wie für jeden anderen iCalendar-Netzwerkkalender. Einfacher geht’s nicht!

Thunderbird – eine (fast vollständige) Outlook Alternative

Mit Thunderbird kann man komfortabel team- und standortübergreifend Termine verwalten und organisieren. Dank der Nutzung des ICS-Protokolls funktioniert dies auch ohne Reibungsverluste zwischen Thunderbird und Outlook. Über den gleichen Weg lässt sich der Thunderbird-Kalender auch mit anderen Kalendern auf SmartPhone und Tablett abgleichen. Einen teuren Exchange-Server wie bei Outlook benötigt man bei Thunderbird nicht! Alles in allem ist Thunderbird für uns – neben Outlook – das beste Terminverwaltungstool und in den meisten Fällen eine wohl rundum zufriedenstellende Outlook Alternative. Dass Thunderbird kein ganz vollständiger Outlook Ersatz ist, liegt daran, dass Outlook noch ein paar Funktionen mehr bietet, die in Großunternehmen zum Einsatz kommen. Was noch nicht ist, kann ja aber noch werden.